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日頃からやっておきたいデスク周りの整理のコツ(オフィス編)


デスク周りが散らかっていくことに対し「エントロピー増大の法則」が、よく引き合いに出されます。

どういうことかというと、ものが散らかっていくのは物理学の法則からいっても仕方ないことだということを、めんどくさがり屋さんの言い訳に使うものです。

エントロピーは外からエネルギーを加えると低い状態、つまり整理整頓された状態に保てるのですが、どうしたら最小のエネルギーで低エントロピー状態をキープできるでしょうか。

 

デスク周りが散らかる理由

デスク周りが散らかってしまう理由に「物の量が多すぎる」ことが挙げられます。

仕事の業務上必要になるものから私物までをすぐ手の届くところに置いてしまい、いつの間にか物が増えているというパターンがほとんどです。
物の量が増えていく原因は「優先順位がつけられずに棄てられない」「いつ使うか分からないから保管しておく」など、物の優先順位や使用目的などがあいまいになってしまうことにあります。

たとえば、仕事で使用する書類やメモがデスクの上に多い場合、進行中の仕事と、そうでない仕事の書類が判別できていないことが多いです。すでに終わった仕事のものを、何かのタイミングで参照することがあるかもと思い、なかなか捨てることができない人もいるでしょう。

「今は何が必要で、何が必要でないか」を明確にできていないことが、乱雑なデスク周りになってしまう理由です。

 

こんな人は要注意

仕事の内容と置かれた環境により「散らかっていく」要素が多いケースもありますが、同じ職場、同じ条件でもデスクが「散らかった」人と「整理整頓」された人がいるのはまぎれもない事実。

デスクが「散らかった」人にはどんな傾向があるのでしょうか?

一般的に「整理整頓」している人のほうがパフォーマンスが高いのは目に見えています。効率化とミスの防止につながるからです。しかし、どちらかというと「できる人」、「頭のいい人」が、散らかっているほうが頭の中に整理しやすい、「整理整頓」のための労力がムダであるなどといった主張をします。

外から見た「散らかり具合」がその人の許容範囲内である限り問題はありませんが、秩序がないことは「雑」や「ミス」や「事故」につながりやすい状態であることは認識すべきでしょう。

 

「整理整頓」に慣れる

もともと片付けることが苦手な人は、少しずつ整理整頓を心がけることが重要です。

習慣的に整理整頓の癖をつけていきましょう。

「物が多くあったほうが安心」という人は、片付けをすることの必要性をあまり感じていなかったり、片付ける時間がとれていなかったりするため、一日のうちで何分か片づけの時間を確保し、習慣化することで、自然と整理整頓の意識を持つことができます。まずは、要らないものを思い切って捨てるだけでも、デスク周りはすっきりします。それができたら、定期的に捨てることを継続していきましょう。

整理整頓に慣れていくことが第一歩です。

 

デスク周りの整理法

具体的な整理方法ですが、まず、デスクの上に置いていい物に基準を設けましょう。

基本はPC以外、何も置かないことを前提とします。その上で、毎日使う物をリストに加えます。あとは1週間に1回程度や月に1回必ず使うなど、使う頻度が高い順に優先順位をつけてリストに加えていき、デスクのスペースに応じて、どこまで置いていい物かを決めます。

必ず使うものとしてボールペンやカッター、ステープラなどの文房具類が挙げられるでしょう。例えば、自分にとって使い勝手のいい文房具などがある場合は、それのみを残し、他は持ち帰ります。

基準を設けた後、デスクの上に置くアイテムを厳選することで、結果的に物の量が減り、デスクがすっきりとしてきます。アイテムを厳選したら、置き場所を決め、その他の場所には置かないように注意します。

片付けた後の状態を維持するように心がけることも重要です。

 

書類の整理法

職種によってはデスクが散らかる最大の原因が、大量の書類であるという人も少なくありません。

ファイリングをしていても、どんどんたまっていき、気づけば書類が溢れているとう状況も良くあります。この場合は、使った書類を棚の一番左に戻すというルールを自分に科してみましょう。すると、使う頻度の高いものが左側に集まっていき、右側には使われなくなった書類が残っていきます。

こうすることで、緊急度の高い物がそうでないかが判別でき、一定期間右側に残っている書類を処分することができます。

クライアントやプロジェクトごとにファイリングをする人も多いですが、この方法だと不要な物の判別がしにくくなってくるため、クライアントやプロジェクトに関係なく「緊急度の高い物」「緊急度の低い物」と一旦分けることで、書類の整理がしやすくなってきます。その後で、細かく分類すれば分かりやすいでしょう。

 

できるところから始めてみる

整理整頓に慣れていない人が最初から力を入れて片づけをすると、なかなか継続できないこともあるでしょう。まずは、少しずつ片付けることを意識して、習慣化していくことを勧めます。

すっきりしたデスク周りを目指して、自分のできることから始めてみましょう。

 

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