【オフィス編】日頃からやっておきたいデスク周りの整理のコツ

デスク周りが散らかっていくことに対し「エントロピー増大の法則」が、よく引き合いに出されます。

どういうことかというと、ものが散らかっていくのは物理学の法則からいっても仕方ないことだということを、めんどくさがり屋さんの言い訳に使うものです。

エントロピーは外からエネルギーを加えると低い状態、つまり整理整頓された状態に保てるのですが、どうしたら最小のエネルギーで低エントロピー状態をキープできるでしょうか。

デスク周りが散らかる理由

デスク周りが散らかってしまう理由に「物の量が多すぎる」ことが挙げられます。

仕事の業務上必要になるものから私物までをすぐ手の届くところに置いてしまい、いつの間にか物が増えているというパターンがほとんどです。
物の量が増えていく原因は「優先順位がつけられずに棄てられない」「いつ使うか分からないから保管しておく」など、物の優先順位や使用目的などがあいまいになってしまうことにあります。

たとえば、仕事で使用する書類やメモがデスクの上に多い場合、進行中の仕事と、そうでない仕事の書類が判別できていないことが多いです。すでに終わった仕事のものを、何かのタイミングで参照することがあるかもと思い、なかなか捨てることができない人もいるでしょう。

「今は何が必要で、何が必要でないか」を明確にできていないことが、乱雑なデスク周りになってしまう理由です。

こんな人は要注意

仕事の内容と置かれた環境により「散らかっていく」要素が多いケースもありますが、同じ職場、同じ条件でもデスクが「散らかった」人と「整理整頓」された人がいるのはまぎれもない事実。

デスクが「散らかった」人にはどんな傾向があるのでしょうか？

一般的に「整理整頓」している人のほうがパフォーマンスが高いのは目に見えています。効率化とミスの防止につながるからです。しかし、どちらかというと「できる人」、「頭のいい人」が、散らかっているほうが頭の中に整理しやすい、「整理整頓」のための労力がムダであるなどといった主張をします。

外から見た「散らかり具合」がその人の許容範囲内である限り問題はありませんが、秩序がないことは「雑」や「ミス」や「事故」につながりやすい状態であることは認識すべきでしょう。

「整理整頓」に慣れる

もともと片付けることが苦手な人は、少しずつ整理整頓を心がけることが重要です。

習慣的に整理整頓の癖をつけていきましょう。

「物が多くあったほうが安心」という人は、片付けをすることの必要性をあまり感じていなかったり、片付ける時間がとれていなかったりするため、一日のうちで何分か片づけの時間を確保し、習慣化することで、自然と整理整頓の意識を持つことができます。まずは、要らないものを思い切って捨てるだけでも、デスク周りはすっきりします。それができたら、定期的に捨てることを継続していきましょう。

整理整頓に慣れていくことが第一歩です。